Как найти узкое место в процессе

В любой команде работа устроена как поток задач: они проходят через разные этапы и постепенно доходят до результата.

Узкое место — это участок процесса, который не справляется с этим потоком и начинает их накапливать. Он ограничивает скорость всей работы: даже если остальные части идут быстрее, задачи всё равно будут упираться в него.

Узкие места могут выглядеть по-разному. Например:

• задачи копятся в одной колонке и долго не двигаются дальше;
• у одного исполнителя постоянно скапливается больше задач, чем у остальных;
• задачи ждут согласования и зависают на этом этапе;
• в колонке лежит много старых или неактуальных задач.

Рассказываем, как найти узкое место, понять причины задержек и перестроить работу так, чтобы процесс двигался без сбоев.

Разберитесь, как устроен ваш процесс

Прежде чем искать узкое место, важно разобраться в самом процессе: какие этапы проходят задачи, как они обычно движутся по доске и какие сроки для вас считаются нормальными.

Если вы настраивали доску под свою работу, у вас обычно есть представление, сколько времени занимают разные этапы. Например:

• входящие задачи разбирают в течение дня;
• согласование может занимать 1-3 дня;
• задачи, которые ждут ответа от клиента или коллег, могут находиться в ожидании до 10 дней — и это нормально.

Поэтому узкое место — это не просто участок процесса, где задачи лежат долго, а этап, где они регулярно задерживаются дольше, чем принято в вашей работе.

Найдите этап, на котором задерживаются задачи

Дальше можно посмотреть, где именно в процессе начинают появляться задержки. В YouGile это можно увидеть прямо на доске.

Что нужно сделать:

• откройте доску проекта;
• перейдите в настройки;
• включите настройку Время, которое задачи провели в колонках.

После этого на карточках появится стикер Время в колонке в виде таймера. Рядом с ним будет показано время — сколько задача находится в текущей колонке.

Как работает инструмент:

• на карточке таймер показывает только время в текущей колонке. Например, задачу могли создать месяц назад, но если её вчера перенесли в колонку «В работе», таймер покажет 1 день;
• когда карточку перемещают в следующую колонку, время для неё начинается заново — уже для нового этапа;
• если задачу потом вернуть обратно, таймер не обнуляется: он продолжит учитывать время, которое задача уже провела в этой колонке.

Находясь на доске, вы с помощью этой функции сразу видите аномалии — где задачи лежат дольше обычного.

Разберитесь, в чём причина задержки

Когда вы нашли место, где копятся задачи, следующий вопрос — почему это происходит.

Вот самые частые причины:

1. Задача потеряла актуальность. Например, она лежит во входящих, но команда уже взяла в работу более приоритетные.
2. Исполнитель перегружен. Такое часто видно на досках, где колонки закреплены за людьми. Если у одного человека в работе копятся старые задачи, возможно, дело не в процессе вообще, а в том, что нагрузка распределена неравномерно.
3. Возник блокер. Иногда задача висит не потому, что её игнорируют, а потому что она упёрлась в согласование, зависимость от другой команды или нехватку информации. Тогда проблема не в самой карточке, а в том, что процесс не помогает быстро снимать такие блокировки.
4. Нарушилась «гигиена» доски. Бывает, что задача формально числится в колонке, но по факту её никто не делает. Она просто остаётся там «на всякий случай» и создаёт ощущение работы. Такие карточки засоряют процесс и мешают видеть реальную картину.
5. Этап сам по себе устроен неудачно. Если задачи регулярно застревают в одной и той же колонке, возможно, проблема уже не в людях и не в отдельных задачах, а в самом процессе: слишком много ручных согласований, непонятный порядок работы, нет чёткого правила, когда этап считается завершённым.

Наведите порядок в процессе

Вот что вы можете сделать после того, как поймёте, где и почему возникло узкое место в процессе.

Ограничьте количество задач в работе

Когда подходит: если колонка постоянно раздувается и задачи в ней висят неделями.

Зачем: чтобы этап не перегружался и работа не начинала тормозить.

Как настроить:

• откройте доску проекта в YouGile;
• перейдите в настройки;
• включите расширение WIP-лимиты;
• нажмите Добавить лимит и задайте количество задач для нужной колонки.

После этого рядом с колонкой появится счётчик задач и лимит. Если задач становится больше, система подсветит превышение — это сигнал, что сначала нужно разобрать текущие задачи, а уже потом брать новые.

Расчистите доску

Когда подходит: если в колонке копятся неактуальные карточки.
Зачем: чтобы на доске была видна реальная загрузка этапа.

В таком случае нужно договориться о простой гигиене доски:

• всё неактуальное переносить в бэклог;
• не держать во входящих задачи, которые не будут разбирать сейчас;
• не оставлять карточку «в работе», если она просто ждёт решения.

Упростите этап процесса

Когда подходит: если задачи копятся на одном этапе и долго из него не выходят.

Зачем: чтобы этим участком процесса было проще управлять.

Иногда этап оказывается слишком общим, и внутри него происходит сразу несколько разных действий. Тогда задачи могут лежать в одной колонке по разным причинам.

В этом случае стоит:

• разделить этап на несколько более понятных шагов;
• вынести отдельную колонку для места, где задачи чаще всего задерживаются;
• убрать лишние согласования, если они не влияют на результат.

Например, вместо одной колонки «Согласование» можно сделать несколько этапов: «На согласовании у клиента», «На согласовании у юристов», «Ожидает правки».

Зафиксируйте правила этапа

Когда подходит: если задачи копятся в колонке, потому что неясно, что считать готовым результатом.

Зачем: чтобы у команды было одинаковое понимание, когда задачу можно передавать дальше.

В этом случае важно заранее определить:

• что должно быть сделано до перехода на следующий этап;
• кто проверяет результат;
• в каких ситуациях задачу нельзя двигать дальше.

Это можно закрепить в описании этапа, чек-листе в карточке или внутренних правилах команды.

Выделяйте задачи, которые ждут внешнего решения

Когда подходит: если задачи долго лежат в колонке, потому что ждут согласования, ответа или решения от других людей.

Зачем: чтобы не смешивать ожидание с обычной работой.

Для этого можно ввести отдельный Стикер, например:

• Блокер;
• Нужно согласование;
• Нужна помощь.

Как это сделать в YouGile:

• откройте настройки доски;
• перейдите в раздел Стикеры;
• создайте новый стикер;
• договоритесь с командой, когда его нужно использовать.

Проблемные задачи становятся сразу заметны, и руководителю проще увидеть, где нужно вмешаться.

Следите, чтобы узкое место не появилось снова

После того как вы нашли узкое место и изменили процесс, важно продолжать наблюдать за этим этапом, чтобы вовремя заметить, если задачи снова начинают копиться.

В YouGile для этого удобно использовать Сводки.

Сводка — это колонка, которая показывает задачи по заданным условиям. Карточки при этом остаются в своих проектах, но вы видите их в одном месте.

Например, можно сделать отдельную доску наблюдения и вывести туда несколько сводок:

• просроченные задачи;
• дедлайны на ближайшую неделю;
• задачи со стикером «Блокер» или «Нужна помощь»;
• обращения из входящих, которые ещё не разобраны.

Как это сделать:

На такой доске собираются задачи, которые чаще всего показывают, что в процессе что-то пошло не так. Если они появляются регулярно, это хороший сигнал посмотреть, что происходит на этапе.